AZAV-Software für Bildungsträger im Vergleich 2026

Transparenzhinweis: Das Limani Bildungsinstitut ist selbst ein AZAV-zugelassener Bildungsträger. Aus den Erfahrungen in unserem eigenen Betrieb ist die Software Matiamu entstanden, die wir heute auch anderen Trägern anbieten. Matiamu ist in diesem Vergleich also unser eigenes Produkt. Alle Angaben zu anderen Anbietern beruhen auf deren Websites, Preisseiten und schriftlichen Auskünften (Stand: September 2026).

Wer eine AZAV-Software für Bildungsträger sucht, landet schnell in einem unübersichtlichen Markt. Manche Programme kommen aus der klassischen Seminarverwaltung, andere aus der Sozialwirtschaft, wieder andere sind speziell für AVGS-Coachings, Bildungsgutscheine und die Anforderungen der fachkundigen Stellen gebaut. Dazu kommen völlig unterschiedliche Preismodelle: je aktiver Person, je Teilnahme, je Unterrichtseinheit oder je Buchung.

In diesem Vergleich ordnen wir die wichtigsten Anbieter ein, erklären die Abrechnungsmodelle mit echten Zahlen und sagen offen, für wen welche Lösung passt – auch dann, wenn es nicht unsere eigene ist. Wir schreiben dabei aus der Sicht eines Trägers, der selbst Maßnahmen durchführt, Audits besteht und jeden Monat Unterrichtseinheiten abrechnet.

Warum wir als Bildungsträger eine eigene AZAV-Software entwickelt haben

Am Limani Bildungsinstitut in Gelsenkirchen führen wir zugelassene Maßnahmen wie InSoCo nach § 45 SGB III und InGaCo 16k nach § 16k SGB II durch. Über Jahre haben wir dafür eine etablierte Branchensoftware genutzt – ergänzt um Excel-Listen und Word-Vorlagen, vor allem im Qualitätsmanagement. Das kennt fast jeder Träger: Die Software deckt die Stammdaten ab, der Rest lebt in Tabellen, Ordnern und im Kopf einzelner Mitarbeitender.

Zwei Lücken haben uns besonders viel Zeit und Nerven gekostet. Erstens fehlten Übersichten für die Leitung: Wie ausgelastet sind die Coaches? Welche Nachweise sind offen? Welche Maßnahme läuft aus dem Ruder? Zweitens waren die Kalender der Mitarbeitenden nicht mit den eingetragenen Unterrichtseinheiten verbunden. Termine standen im Outlook-Kalender, die Unterrichtseinheiten in der Software – und bei Zertifizierungen mussten wir mühsam erklären, warum beides nicht deckungsgleich war.

Genau diese Übereinstimmung zwischen Planung, Durchführung und Nachweis prüfen Auditorinnen und Auditoren aber. Also haben wir eine Software gebaut, die das von Grund auf zusammen denkt. Daraus ist Matiamu entstanden. Unsere Erfahrungen mit dem Audit fließen dabei direkt in die Entwicklung ein – etwa in die AZAV-Audit-Checkliste, die wir öffentlich bereitstellen.

Welche Arten von Software für Bildungsträger gibt es?

Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt ein Blick auf die Kategorie. Viele Enttäuschungen entstehen, weil eine Seminarverwaltung als AZAV-Software gekauft wird oder umgekehrt.

AZAV-Verwaltungssoftware

Diese Programme sind auf geförderte Maßnahmen zugeschnitten: Teilnehmende mit Gutschein oder Zuweisung, Maßnahmen mit Maßnahmenummer und Zulassungszeitraum, Anwesenheiten, Klassenbuch, Verlaufsdokumentation, Fehlzeitenmeldungen und Nachweise für Agentur für Arbeit, Jobcenter und fachkundige Stelle. Hierzu gehören Qualli.life, stepnova, AZAV Pilot, AZAVO, AZAV Experte und Matiamu.

Seminar- und Kursverwaltung

Seminarsoftware wie SEMCO, SeminarDesk, Education Manager oder ANTRAGO ist stark bei Online-Buchung, Veranstaltungsplanung, Räumen, Rechnungen an Selbstzahler und Zertifikaten. Für offene Seminare und Firmenschulungen passt das gut. Die Logik geförderter Maßnahmen – Gutscheine, UE-Kontingente, Fehlzeiten, Auditnachweise – ist dort meist nicht der Schwerpunkt.

Antragssoftware

Spezialisierte Werkzeuge wie Bewillo unterstützen vor allem die Vorbereitung und Bearbeitung von Förderanträgen, etwa mit KI-generierten Begründungstexten und digitalen Signaturen. Sie ersetzen keine Maßnahmen- und Teilnehmerverwaltung, können sie aber ergänzen.

Lernplattformen (LMS)

Lernmanagementsysteme wie Moodle oder integrierte Plattformen wie Digiforma bilden Kurse, Lernpfade und Online-Unterricht ab. Für Träger mit digitalen oder hybriden Maßnahmen wird die Verbindung zwischen Lernplattform und Anwesenheitsnachweis immer wichtiger.

Worauf AZAV-Träger bei der Auswahl achten sollten

Featurelisten sehen bei fast allen Anbietern ähnlich aus. Entscheidend ist, ob die Software Ihre konkreten Abläufe abbildet. Diese Fragen sollten Sie in jeder Demo stellen:

• Stimmen Kalender der Mitarbeitenden, geplante Termine und dokumentierte Unterrichtseinheiten automatisch überein?
• Sieht die Leitung auf einen Blick Auslastung, offene Nachweise und Maßnahmen mit Handlungsbedarf?
• Können Teilnehmende Anwesenheiten und Dokumente digital unterschreiben, und liegt der Nachweis danach in der Teilnehmerakte?
• Wie entsteht die Rechnung? Automatisch aus den erfassten Unterrichtseinheiten – oder tippt die Verwaltung die Daten von Hand in eine Vorlage?
• Welche Schnittstellen gibt es: eM@w zur Bundesagentur für Arbeit, DATEV, Lernplattform, Videokonferenz?
• Wie wird abgerechnet: je Person, je Teilnahme, je Unterrichtseinheit oder je Buchung – und was kostet das bei Ihrer Größe?
• Wo liegen die Daten, und wie sind Rollen und Zugriffsrechte geregelt?

Wer vorher eine eigene Checkliste mit fünf echten Fällen aus dem Alltag anlegt, erkennt in der Demo schnell, ob eine Software trägt. Weitere Prüffragen haben wir im Ratgeber zur Auswahl von Bildungsträger-Software zusammengestellt.

AZAV-Software im Vergleich: die Anbieter im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt, welche Funktionen die Anbieter auf ihren Websites bewerben. Sie ersetzt keinen eigenen Test: Wenn eine Funktion nicht aufgeführt ist, heißt das nur, dass wir sie in den öffentlichen Unterlagen nicht gefunden haben – nicht, dass sie fehlt.

Qualli.life

Qualli.life ist eine umfangreiche Software für Bildungsunternehmen und soziale Einrichtungen. Laut Anbieter umfasst sie Teilnehmer-, Maßnahmen- und Kursverwaltung, Anwesenheitserfassung, Klassenbuch, Förderpläne und Berichte. Ihre besondere Stärke sind Fachschnittstellen: eM@w zur Bundesagentur für Arbeit, InGe-Online zum BAMF, Datenübermittlung an die Deutsche Rentenversicherung sowie AsA-flex-Abrechnung und LBR-Leistungserfassung. Die Schnittstellen sind laut Website ohne Zusatzkosten enthalten.

stepnova

stepnova bietet drei Editionen. Starter deckt Stammdaten, Gruppen, Förderplanung, Anwesenheits- und Kursdokumentation ab, Basic ergänzt unter anderem das digitale Klassenbuch und Gesprächsdokumentation, Professional unter anderem Dozenten- und Raumplanung, Abrechnung und ICF/LBR. Die eM@w-Kommunikation ist integriert. Starter und Basic sind auf 300 Teilnehmende, fünf Standorte und 20 Maßnahmen begrenzt.

AZAV Pilot

AZAV Pilot richtet sich direkt an AZAV-Träger. Beworben werden Teilnehmerverwaltung mit Eignungsfeststellung, AVGS und Bildungsgutscheine, automatische Dokumente mit digitaler Unterzeichnung, Kurs- und Dozentenplanung, Klassenbuch, Einzel- und Gruppencoachings, vorausgefüllte Abschlussberichte sowie ein QM-Bereich. E-Learning wird über eine Partner-Lernplattform angebunden.

AZAVO

AZAVO beschreibt sich als AZAV-orientierte Verwaltungsplattform mit digitalen Teilnehmerakten, Klassenbuch, Anwesenheiten, Fehlzeiten und Unterrichtseinheiten, digitalen Unterschriften, Dozenten- und Terminplanung, Kennzahlen, PDF-Nachweisen und einem virtuellen Klassenraum für Live-Unterricht im Browser.

AZAV Experte

AZAV Experte bietet Teilnehmer- und Maßnahmenverwaltung, Anwesenheiten, Verlaufsdokumentation, QM-Unterlagen und organisatorische sowie finanzielle Übersichten. Bemerkenswert ist die transparente Preisangabe je Unterrichtseinheit auf der Website.

Matiamu

Matiamu ist aus unserem eigenen Trägeralltag entstanden. Die Software verbindet Teilnehmende, Maßnahmen, Termine, Anwesenheiten und Dokumentation in einer digitalen Teilnehmerakte. Termine aus der Dokumentation und dem Klassenbuch landen automatisch im Kalender der Lehrkraft oder des Coaches. Die Leitung sieht Auslastung und offene Nachweise auf einen Blick. Mitarbeitende, Freiberufler und Standorte sind ohne Nutzergebühr enthalten. Endet eine Teilnahme, erscheint sie direkt in der Abrechnung: Die Rechnung wird aus den Unterrichtseinheiten erstellt, und die Verwaltung kann sie vor dem Versand mit den unterschriebenen Unterrichtseinheiten abgleichen.

Dazu kommen eigene Bereiche für AVGS-Coaching und die ganzheitliche Betreuung nach § 16k SGB II, Gruppenplanung mit digitalem Klassenbuch (ab Basic), Leistungsabrechnung (ab Business) sowie KI-Entwürfe für Dokumentation und Berichte, Qualitätsmanagement mit Revisionen und Freigaben, Bewerbungsmanagement und Urlaubsanträge (Pro). Offen sagen wir auch, was noch fehlt: Eine eigene Lernplattform und die Anbindung an Microsoft Teams, Google Meet und Zoom sind in Entwicklung und voraussichtlich ab Mitte November 2026 verfügbar. Eine DATEV-Schnittstelle folgt voraussichtlich 2027. Die eM@w-Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit ist geplant.

Was kostet AZAV-Software? Abrechnungsmodelle und Preise

Die Preise der Anbieter lassen sich nicht einfach nebeneinanderlegen, weil sie Unterschiedliches zählen. Bevor Sie Angebote vergleichen, sollten Sie das Abrechnungsmodell verstehen.

• Je aktiver Teilnehmerin oder aktivem Teilnehmer: Sie zahlen für jede Person, die im Monat aktiv eingebucht ist – unabhängig davon, wie viele Unterrichtseinheiten sie hat und teils auch davon, in wie vielen Maßnahmen sie steckt.
• Grundgebühr plus je aktiver Teilnahme: Gezählt werden Teilnahmen, nicht Personen. Wer in zwei Maßnahmen gleichzeitig ist, zählt unter Umständen doppelt.
• Je Teilnehmenden mit Mindestpauschale: Es gilt der höhere Wert aus Mindestbetrag und Teilnehmerzahl mal Preis.
• Je Unterrichtseinheit: Die Kosten steigen mit jeder durchgeführten Einheit. Bei intensiven Einzelcoachings kann das schnell teurer werden als ein Personenmodell.
• Je Buchung oder mit Kontingent: typisch für Seminar- und Antragssoftware.

Ein Rechenbeispiel zeigt den Unterschied: Hat eine Person im Einzelcoaching 25 Unterrichtseinheiten im Monat, kostet sie bei 0,40 € je Einheit 10 € im Monat. Modelle je Person oder je Teilnahme liegen nach den uns vorliegenden Preislisten meist zwischen etwa 1 € und 3,50 € je Person und Monat, teils zuzüglich Grundgebühr. Für Gruppenmaßnahmen mit wenigen Einheiten je Person kann das Ergebnis anders aussehen.

Alternativen für Seminarverwaltung und Anträge

Nicht jeder Träger braucht eine AZAV-Software. Wer vor allem offene Seminare, Firmenschulungen oder Veranstaltungen anbietet, ist mit einer Seminarverwaltung oft besser beraten. Diese Anbieter veröffentlichen ihre Preise:

Für wen passt Matiamu – und für wen eher nicht?

Ein ehrlicher Vergleich gehört dazu. Matiamu passt besonders gut zu Trägern, die AVGS-Coachings, Maßnahmen nach § 45 SGB III oder ganzheitliche Betreuung nach § 16k SGB II durchführen, Wert auf eine lückenlose Nachweiskette für das Audit legen und die Kosten im Blick behalten wollen. Weil jede aktive Person nur einmal im Monat zählt, bleiben die Kosten auch bei vielen Unterrichtseinheiten und mehreren Maßnahmen je Person planbar.

Weniger geeignet ist Matiamu heute für Träger, die für vergebene Maßnahmen sofort eine zertifizierte eM@w-Anbindung brauchen – hier haben Qualli.life und stepnova einen Vorsprung. Reine Seminarhäuser mit Online-Shop, Zimmerbuchung und Verpflegung sind bei SeminarDesk oder SEMCO besser aufgehoben, Hochschulen bei ANTRAGO.

Häufige Fragen zur AZAV-Software

Was ist eine AZAV-Software?

Eine Software, die Bildungsträger bei der Durchführung und Dokumentation von Maßnahmen nach der AZAV unterstützt: Teilnehmende, Maßnahmen, Anwesenheiten, Klassenbuch, Verlaufsdokumentation, Nachweise und Qualitätsmanagement. Eine offizielle Zertifizierung von Software durch die fachkundigen Stellen gibt es nicht – geprüft wird der Träger.

Was kostet eine Software für Bildungsträger?

Je nach Modell und Größe zwischen rund 60 € und mehreren Tausend Euro im Monat. Entscheidend ist, was gezählt wird: Personen, Teilnahmen, Unterrichtseinheiten oder Buchungen. Rechnen Sie die Angebote mit Ihren eigenen Zahlen durch, zum Beispiel mit der durchschnittlichen Zahl aktiver Teilnehmender und Unterrichtseinheiten pro Monat.

Brauche ich eine eM@w-Schnittstelle?

eM@w ist vor allem für Maßnahmen relevant, die die Bundesagentur für Arbeit im Vergabeverfahren beauftragt. Für Maßnahmen, die über Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine oder Bildungsgutscheine laufen, ist sie in der Regel nicht erforderlich. Klären Sie das anhand Ihrer Maßnahmen, bevor Sie danach auswählen.

Kann ich Excel und Word für die AZAV-Dokumentation nutzen?

Grundsätzlich ja, viele Träger tun es. Das Problem ist die Konsistenz: Anwesenheitslisten, Kalender, Akten und QM-Dokumente laufen schnell auseinander, und genau das fällt im Audit auf. Eine AZAV-Software verbindet diese Daten, sodass jede Unterrichtseinheit einen Termin, einen Nachweis und einen Platz in der Akte hat.

Wie lange dauert der Umstieg auf eine neue Software?

Für kleinere Träger sind wenige Wochen realistisch, wenn Stammdaten sauber übernommen werden können. Planen Sie den Wechsel möglichst zum Start neuer Maßnahmen und nicht mitten in eine laufende Auditphase.

Fazit: Die passende AZAV-Software hängt an Ihren Abläufen

Den einen Testsieger gibt es nicht. Wer Fachschnittstellen zu Bundesagentur, BAMF und Rentenversicherung braucht, findet bei Qualli.life und stepnova ausgereifte Lösungen. Wer eine moderne Oberfläche mit digitalen Unterschriften sucht, sollte sich AZAV Pilot und AZAVO ansehen. Wer als Träger vor allem eine durchgängige Nachweiskette von Kalender über Klassenbuch bis Rechnung, Übersichten für die Leitung und ein günstiges Modell je aktiver Person sucht, das ab 59 € im Monat beginnt, für den haben wir Matiamu gebaut.

Wenn Sie Fragen zu unseren Erfahrungen als Träger haben, sprechen Sie uns gern an. Wer Matiamu testen möchte, kann direkt eine Demo anfragen.

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